Banyak organisasi masih melihat procurement sebagai fungsi “membeli”. Padahal, di balik setiap keputusan sourcing, ada dampak besar terhadap stabilitas bisnis, efisiensi biaya, hingga pemberdayaan ekonomi.
Sourcing & Supplier Development (SSD) mengubah cara pandang tersebut—dari sekadar transaksi menjadi kemitraan strategis yang mampu membangun rantai pasok yang tangguh, inklusif, dan berkelanjutan.
Bayangkan sebuah program bantuan sosial yang terhambat hanya karena supplier tidak mampu memenuhi kualitas atau waktu pengiriman. Masalah ini bukan sekadar operasional—tetapi menyangkut kepercayaan dan dampak bagi penerima manfaat.
Di sinilah peran Sourcing & Supplier Development (SSD) menjadi krusial: memastikan bahwa setiap vendor tidak hanya mampu memenuhi kebutuhan, tetapi juga berkembang bersama dalam ekosistem yang berkelanjutan.
Berikut adalah Step by Step implementasi SSD yang dapat kita mulai terapkan bersama :
STEP 1 — Define Needs & Strategy (Fondasi) :
- Mulai dari kebutuhan, bukan vendor.
- Tentukan kebutuhan barang/jasa (spec, volume, timeline)
- Klasifikasikan: strategic / bottleneck / routine
- Tentukan tujuan:
- Cost saving?
- Quality improvement?
- Social impact (UMKM)?
Output :
✔ Procurement strategy
✔ Kriteria supplier (harga, kualitas, dampak, dll)
STEP 2 — Market Research & Mapping :
- Mapping supplier (besar, menengah, UMKM)
- Bandingkan capability & kapasitas
- Identifikasi risiko (monopoli, lokasi, dll)
Tools :
Google / marketplace B2B
Database internal
Networking / asosiasi industri
Output:
✔ Longlist supplier (5–10 kandidat)
STEP 3 — Supplier Identification & Screening :
- Kirim form/vendor registration
- Minta dokumen:
- Legalitas
- Portofolio
- Kapasitas produksi
Tips :
Kalau fokus social impact → jangan langsung eliminate UMKM
👉 tapi lihat potensinya untuk dikembangkan
Output :
✔ Shortlist supplier (3–5 vendor)
STEP 4 — Evaluation & Qualification :
- Scoring system (harga, kualitas, lead time)
- Site visit
- Sample test
Contoh kriteria:
Harga: 30%
Kualitas: 30%
Kapasitas: 20%
Compliance: 20%
Output:
✔ Supplier terpilih
✔ Backup supplier (penting)
STEP 5 — Negotiation & Contracting :
Negosiasi :
- Harga
- Lead time
- Payment terms
- Buat kontrak jelas:
- SLA (Service Level Agreement)
- KPI vendor
- Penalti & insentif
Mindset penting :
👉 Win-win partnership, bukan tekan vendor
Output :
✔ Kontrak kerja sama
✔ KPI yang terukur
STEP 6 — Onboarding & Performance Monitoring :
- Briefing vendor (expectation, SOP)
- Tracking KPI:
- On-time delivery
- Quality
- Responsiveness
Tools sederhana :
Google Sheet KPI tracker
Vendor scorecard
Output :
✔ Data performa vendor
✔ Early warning kalau ada masalah
STEP 7 — Supplier Development (Game Changer 🚀) :
- Identifikasi gap vendor
- Kualitas rendah?
- Delivery lambat?
- Berikan support:
- Training
- SOP sederhana
- Pendampingan
Output:
✔ Vendor makin kuat
✔ Supply chain makin stabil
STEP 8 — Continuous Improvement & Partnership :
- Evaluasi berkala (bulanan / kuartalan)
- Review KPI
- Diskusi improvement dengan vendor
Output:
✔ Long-term partnership
✔ Efisiensi berkelanjutan
💡 Contoh Nyata (Simple Case)
Misalnya kamu:
➡️ Mau pengadaan paket sembako untuk program sosial
Pendekatan biasa :
Cari vendor termurah → selesai
Pendekatan kamu (strategic):
Mapping supplier (termasuk UMKM lokal)
Pilih vendor dengan potensi
Bantu UMKM improve packaging & kualitas
Monitor performa
Jadikan vendor tetap
Hasil:
✔ Program jalan
✔ UMKM naik kelas
✔ Impact sosial tercipta
⚠️ Kesalahan yang Harus Dihindari
Fokus hanya harga murah
Tidak punya backup supplier
Tidak monitor performa
Tidak develop vendor
Treat supplier hanya sebagai “penjual”
🎯 Closing Insight